Jak zrealizować bony? - instrukcja dla instytucji szkoleniowej

2018-06-27
  • KROK 1: Zarejestruj się w Bazie Usług Rozwojowych (BUR)

    1. Zarejestruj się na stronie https://uslugirozwojowe.parp.gov.pl jako podmiot świadczący usługi z dofinansowaniem.

  • KROK 2: Zawrzyj umowę z WUP Kraków

    1. Skontaktuj się z nami telefonicznie: tel. 12 61 98 409, 12 61 98 459, 12 61 98 493 lub mailowo: abuczek@wup-krakow.pl; kariera@wup-krakow.pl z informacją, iż jesteś zainteresowany podpisaniem umowy. My przygotujemy dla Ciebie umowę na rozliczanie Usług
      z wykorzystaniem elektronicznych bonów szkoleniowych w ramach projektu „Kierunek Kariera”.
    2. Umowa zawierana jest pisemnie. Datą jej zawarcia jest data złożenia ostatniego podpisu.
    3. Od momentu zawarcia umowy możesz zamieszczać usługi dedykowane również dla klientów projektu Kierunek Kariera.

  • KROK 3: Zamieść karty usług (swoje oferty) w BUR

    1. Kartę uzupełnij zgodnie z instrukcją zamieszczoną w BUR. W tytule usługi zamieść sformułowanie: Kierunek Kariera.

    PAMIĘTAJ! Katalog Usług możliwych do realizacji w ramach Projektu jest zamknięty i obejmuje następujące Usługi:

    • Usługi szkoleniowe prowadzące do uzyskania kwalifikacji językowych, z wyłączeniem języków obcych zawodowych;
    • Usługi szkoleniowe prowadzące do uzyskania kwalifikacji lub zdobycia i poprawy kompetencji cyfrowych;
    • Usługi szkoleniowe z zakresu innych kompetencji (z wyłączeniem zawodowych), w zakresie których możliwe jest uzyskanie potwierdzenia kwalifikacji ogólnie uznanym certyfikatem, w tym:
    • kursy prawa jazdy kat. A, A2, B, C, C+E;
    • kursy z zakresu zarządzania projektami;
    • kursy kompetencji ogólnych, przygotowujące do matury, egzaminów eksternistycznych i inne, w wyniku których możliwe będzie uzupełnienie braków w wykształceniu, kończące się uzyskaniem świadectwa ukończenia szkoły podstawowej, świadectwa ukończenia gimnazjum lub świadectwa dojrzałości;
    • Usługi walidacji i certyfikacji kompetencji, w zakresie o którym mowa w ppkt. 1 – 3, w tym również te dla których nie jest wymagane uczestnictwo w Usłudze szkoleniowej.

    Powyższe Usługi mogą być realizowane wyłącznie w formie stacjonarnej. W ramach Projektu mogą być świadczone wyłącznie Usługi wprowadzone do Bazy przed rozpoczęciem ich świadczenia, które zostały opisane w Bazie wg poniższych zasad:

    • w polach cena netto/brutto za godzinę należy wskazać odpowiednią cenę za godzinę dydaktyczną (45 minut);
    • w polu Liczba godzin usługi należy wskazać liczbę godzin dydaktycznych;
    • w polu Grupa docelowa, oprócz charakterystyki grupy docelowej należy dopisać, iż jest to „Usługa również adresowana dla uczestników projektu Kierunek Kariera”;
    • w polu Opis warunków uczestnictwa, w przypadku usług, o których mowa w ppkt 1 i 3 należy wpisać informację: „Dla uczestników projektu Kierunek Kariera warunkiem uczestnictwa jest zapisanie się również na usługę egzaminacyjną ………….. (należy podać nazwę tej usługi, w przypadku, gdy usługa egzaminacyjna również będzie rozliczana bonami należy wskazać numer usługi z Bazy; natomiast w przypadku, gdy usługa egzaminacyjna realizowana będzie poza Bazą i systemem bonowym, należy wskazać gdzie dokonać zapisu na tę usługę oraz jej koszt).
    • w polu Informacje dodatkowe należy złożyć oświadczenie, iż: „Zawarto umowę z WUP Kraków na rozliczanie Usług
      z wykorzystaniem elektronicznych bonów szkoleniowych w ramach projektu „Kierunek Kariera”.

    W przypadku Usług, o których mowa w ppkt 1 i 3, obowiązkowe dla nich Usługi walidacji i certyfikacji kompetencji należy wprowadzić w Bazie jako odrębne usługi. Kursy językowe muszą być realizowane zgodnie z Europejskim Systemem Opisu Kształcenia Językowego.

  • KROK 4: Po zapisaniu się uczestnika na usługę szkoleniową skontaktuj się z nim

    1. Sprawdź czy uczestnik zapisał się na Usługę z ID Wsparcia (potwierdzenie przydzielonego dofinansowania), jeśli TAK uzyskaj od niego nr PESEL oraz Kod Weryfikacyjny niezbędny do zarezerwowania bonów szkoleniowych.
    2. Dokonaj pomiaru kompetencji wyjściowych uczestnika.

  • KROK 5: Zarezerwuj bony w systemie SODEXO

    1. Zarejestruj się w serwisie dedykowanym do rozliczania elektronicznych Bonów szkoleniowych (adres do serwisu oraz login i hasło otrzymasz drogą mailową od Operatora finansowego (SODEXO) po podpisaniu umowy z WUP Kraków).
    2. Wprowadź nr PESEL uczestnika oraz jego Kod weryfikacyjny a następnie sprawdź dostępność bonów oraz termin ich ważności dla konkretnego Uczestnika (ich ważność nie może być krótsza niż termin zakończenia usługi).
    3. Zarezerwuj liczbę bonów niezbędnych do pokrycia kosztu usługi, zgodnie z założeniem, że:
    • 1 godzina szkolenia językowego (45 min) rozliczana jest 1 bonem, max. do wartości 15,00 zł;
    • 1 godzina szkolenia z zakresu kompetencji cyfrowych (45 min) rozliczana jest 2 bonami, do wartości 30 zł;
    • 1 godzina szkolenia z prawa jazdy kat. A, A2 i B (45 min) rozliczana jest 2 bonami, do wartości 30 zł;
    • 1 godzina szkolenia z zakresu innych kompetencji, w tym kursów prawa jazdy kat. C i C+E rozliczana jest 3 bonami, max. do wartości 45,00 zł;
    • Usługa walidacji i certyfikacji kompetencji (egzamin) rozliczana jest wg algorytmu: całkowita wartość Usługi/wartość 1 bonu szkoleniowego z uwzględnieniem limitu w wysokości 600,00zł np. egzamin o wartości 750 zł i limicie nie więcej niż 600 zł jest rozliczany 40 bonami, natomiast egzamin o wartości 450 zł i limicie 600 zł rozliczany jest 30 bonami.

    UWAGA! Niezależnie od rzeczywistego kosztu 1 godziny szkolenia w BUR, w systemie Sodexo należy zarezerwować ilość bonów adekwatną do kategorii szkolenia (patrz powyżej).

    1. Rezerwacja powinna nastąpić przed rozpoczęciem usługi (najpóźniej w dniu rozpoczęcia Usługi). W trakcie trwania usługi nie ma możliwości dorezerwowania brakującej liczby bonów).

    PAMIĘTAJ! Brak rezerwacji bonów w systemie Sodexo skutkuje nierozliczeniem usługi w systemie bonów szkoleniowych i pokryciem jej kosztów przez Usługodawcę

  • KROK 6: Potwierdź w BUR przyjęcie uczestnika na usługę

    1. Przyjmując konkretną osobę na szkolenie z dofinansowaniem sprawdź czy w „Formularzu zgłoszenia na usługę” osoba ta wskazała swój numer ID. Brak numeru ID uczestnika projektu Kierunek Kariera w „Formularzu zgłoszenia na Usługę” uniemożliwia rozliczenie usługi z użyciem bonów szkoleniowych.
    2. Zobowiązany jesteś do odmowy przyjęcia na Usługę Uczestnika Projektu Kierunek Kariera posiadającego bony szkoleniowe
      w przypadku, gdy powiązany jest on z Tobą osobowo lub kapitałowo.

  • KROK 7: Zrealizuj usługę

    PAMIĘTAJ! Usługa musi być realizowana zgodnie ze wszystkimi warunkami zamieszczonymi w BUR, w tym zgodnie z harmonogramem.

    1. W przypadku odwołania Usługi lub rezygnacji Uczestnika Projektu z usługi przed jej rozpoczęciem odblokuj zarezerwowane bony na Usługę. Koszty rozpoczętej Usługi ponosi Uczestnik Projektu.
    2. W ostatnim dniu szkolenia uczestnik powinien Ci przekazać kod PIN, który wprowadzisz w systemie SODEXO celem potwierdzenia realizacji usługi.

  • KROK 8: Zakończ usługę w BUR

    1. Dokonaj pomiaru efektów uczenia się (dokonaj weryfikacji na podstawie opracowanych kryteriów oraz porównaj uzyskane wyniki oceny z przyjętymi wymaganiami).
    2. Wystaw zaświadczenia o zakończeniu udziału w usłudze zawierającego co najmniej: tytuł usługi rozwojowej oraz identyfikatory związane z usługą nadane w systemie teleinformatycznym, dane usługobiorcy, datę świadczenia usługi rozwojowej, liczbę godzin usługi, informację na temat efektów uczenia się, do których uzyskania uczestnik przygotowywał się w procesie uczenia się, lub innych osiągniętych efektów tych usług, oraz kod kwalifikacji w Zintegrowanym Rejestrze Kwalifikacji, jeżeli usługa miała na celu przygotowanie do uzyskania kwalifikacji. Dokonaj aktualizacji listy uczestników nie później niż w ciągu 6 dni od zakończenia usługi w zakresie statusów „ukończył”/ „ nie ukończył”.

  • KROK 9: Rozlicz usługę

    PAMIĘTAJ! Rozliczenie bonów następuje po zakończeniu Usługi i dokonaniu przez Uczestnika Projektu oceny Usługi w Systemie Oceny Usług Rozwojowych w Bazie.

    1. Wystaw fakturę/rachunek dla Uczestnika Projektu za udział w Usłudze w 3 egz. (1 przekaż UP, 2 prześlij do SODEXO
      w systemie, 3 zostawić u siebie) weryfikując, czy istnieje podstawa do uznania zrealizowanej Usługi za zwolnioną z podatku VAT. Dokument powinien zawierać : imię i nazwisko uczestnika/firma osoby fizycznej prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą korzystających z Usług/i, nazwę Usług/i oraz identyfikator związany z usługą nadany w systemie teleinformatycznym, data i miejsce jej prowadzenia, ilość faktycznie zrealizowanych godzin szkoleniowych, kwota rozliczana bonami, kwota rozliczana bezpośrednio z Uczestnikiem Projektu.
    2. Przekaż do SODEXO w elektronicznym systemie bonów szkoleniowych z wykorzystaniem Kodu PIN udostępnionego przez Uczestnika Projektu:
    • fakturę/rachunek za Usługę;
    • kopię zaświadczenia o zakończeniu udziału w usłudze potwierdzającego osiągnięcie zakładanego efektu uczenia;
    • kopię certyfikatu, a w przypadku nieuzyskania certyfikatu zaświadczenie o przystąpieniu do Usługi walidacji i certyfikacji kompetencji, wystawionego przez podmiot uprawniony do przeprowadzania tej Usługi.

    W przypadku, gdy wystawienie certyfikatu nastąpi w okresie późniejszym niż 1 miesiąc od dnia przeprowadzenia usługi walidacji można przedstawić do rozliczenia zamiast kopii certyfikatu zaświadczenie.

    1. Termin na rozliczenie Usługi wynosi 35 dni kalendarzowych od zakończenia usługi (w przypadku usług szkoleniowych, które muszą zakończyć się usługą walidacji i certyfikacji kompetencji, egzamin musi zostać zrealizowany najpóźniej do 30 dni od zakończenia szkolenia, tak, by możliwe było rozliczenie usługi szkoleniowej w terminie do 35 dni.)
    2. Bony zostaną rozliczone, jeżeli wydatek został prawidłowo udokumentowany, przedstawiłeś do rozliczenia Operatorowi finansowemu w wymaganym terminie kompletne i poprawne dokumenty. W przypadku niewypełnienia tych obowiązków ponosisz koszty usługi.