Logo Kierunek Kariera KIERUNEK KARIERA

KIERUNEK KARIERA


Jak zrealizować bony? - instrukcja dla instytucji szkoleniowej w pakiecie zawodowym

Data publikacji: 2019-06-28
Termin na rozliczenie Usługi wynosi 60 dni kalendarzowych od zakończenia usługi (w przypadku usług szkoleniowych, które muszą zakończyć się usługą walidacji i certyfikacji kompetencji, egzamin musi zostać zrealizowany przed rozliczeniem usługi szkoleniowej w terminie do 60 dni.

  • KROK 1: Zarejestruj się w Bazie Usług Rozwojowych (BUR)

    1. Zarejestruj się na stronie https://uslugirozwojowe.parp.gov.pl jako podmiot świadczący usługi z dofinansowaniem.

  • KROK 2: Zawrzyj umowę z WUP Kraków

    1. Skontaktuj się z nami mailowo: kariera@wup-krakow.pl z informacją, iż jesteś zainteresowany podpisaniem umowy. My przygotujemy dla Ciebie umowę na rozliczanie Usług z wykorzystaniem elektronicznych bonów szkoleniowych w ramach projektu „Kierunek Kariera Zawodowa” (zobacz wzór umowy).
    2. Umowa zawierana jest pisemnie. Datą jej zawarcia jest data złożenia ostatniego podpisu.
    3. Od momentu zawarcia umowy możesz zamieszczać usługi dedykowane również dla klientów projektu Kierunek Kariera Zawodowa.

  • KROK 3: Zamieść karty usług (swoje oferty) w BUR

    1. Kartę uzupełnij zgodnie z instrukcją zamieszczoną w BUR. W tytule usługi zamieść sformułowanie: Kierunek Kariera Zawodowa.

    PAMIĘTAJ! Katalog Usług możliwych do realizacji w ramach Projektu jest zamknięty i obejmuje następujące Usługi:

    • język obcy zawodowy;
    • kwalifikacyjne kursy zawodowe;
    • kursy umiejętności zawodowych;
    • szkolenia, które prowadzą do uzyskania uprawnień do wykonywania zawodów regulowanych;
    • inne kursy/szkolenia zawodowe;
    • szkolenia zawodowe (Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy oraz zakresu jej stosowania;
    • studia podyplomowe;
    • usługi egzaminacyjne, w zakresie, o którym mowa w punktach powyżej, w tym również te, dla których nie jest wymagane uczestnictwo w Usłudze rozwojowej.

    Powyższe Usługi mogą być realizowane wyłącznie w formie stacjonarnej i powinny być przypisane w BUR do kategorii zgodnej z plikiem "Nowe obszary kształcenia". W ramach Projektu mogą być świadczone wyłącznie Usługi wprowadzone do Bazy przed rozpoczęciem ich świadczenia, które zostały opisane w Bazie wg poniższych zasad:

    • w polach cena netto/brutto za godzinę należy wskazać odpowiednią cenę za godzinę dydaktyczną (45 minut);
    • w polu Liczba godzin usługi należy wskazać liczbę godzin dydaktycznych;
    • w polu Grupa docelowa, oprócz charakterystyki grupy docelowej należy dopisać, iż jest to „Usługa również adresowana dla uczestników projektu Kierunek Kariera Zawodowa”;
    • w polu Informacje dodatkowe należy złożyć oświadczenie, iż: „Zawarto umowę z WUP Kraków na rozliczanie Usług
      z wykorzystaniem elektronicznych bonów szkoleniowych w ramach projektu „Kierunek Kariera Zawodowa”;
    • dodatkowo w przypadku języka obcego zawodowego, kwalifikacyjnych kursów zawodowych, prawa jazdy, kwalifikacji wstępnej, kwalifikacji wstępnej przyspieszonej, kwalifikacji wstępnej uzupełniającej, kwalifikacji wstępnej przyspieszonej uzupełniającej, studiów podyplomowych, szkoleń z obszaru informatycznego oraz usług, przygotowujących do uzyskania kwalifikacji należy w polu:
      • Cel usługi - wpisać nazwę kwalifikacji,
      • Opis warunków uczestnictwa - wpisać informację: "Dla uczestników projektu Kierunek Kariera Zawodowa warunkiem uczestnictwa jest zapisanie się również na usługę egzaminacyjną ..... (należy podać nazwę tej usługi, w przypadku, gdy usługa egzaminacyjna również będzie rozliczana bonami należy wskazać numer usługi z Bazy, natomiast w przypadku, gdy usługa egzaminacyjna będzie realizowana poza Bazą i systemem bonowym, należy wskazać warunki niezbędne do zdobycia danej kwalifikacji/części kwalifikacji, gdzie dokonać zapisu na tę usługę - wskazać instytucje walidujące daną kwalifikację oraz instytucje certyfikujące oraz jej koszt);
      • Informacje dodatkowe - należy napisać wyrażenie EGZAMIN WYMAGANY oraz wskazać nazwę egzaminu.

    Certyfikat potwierdzający nabycie kwalifikacji, musi spełniać wymagania określone w Regulaminie Bazy Usług Rozwojowych (załącznik nr 2) dla dokumentów/certyfikatów potwierdzających uzyskanie kwalifikacji. Kursy językowe muszą być realizowane zgodnie z Europejskim Systemem Opisu Kształcenia Językowego.

  • KROK 4: Po zapisaniu się uczestnika na usługę szkoleniową skontaktuj się z nim

    1. Sprawdź czy uczestnik zapisał się na Usługę z ID Wsparcia (potwierdzenie przydzielonego dofinansowania), które kończy się symbolem WZ/...Z/1. Jeśli TAK uzyskaj od niego nr PESEL oraz Kod Weryfikacyjny niezbędny do zarezerwowania bonów szkoleniowych. Jeśli nie zapisał się z ID oznacza, że zapisał się do Ciebie komercyjnie.
    2. Dokonaj pomiaru kompetencji wyjściowych uczestnika.

  • KROK 5: Zarezerwuj bony w systemie SODEXO

    1. Zarejestruj się w serwisie dedykowanym do rozliczania elektronicznych Bonów szkoleniowych (adres do serwisu oraz login i hasło otrzymasz drogą mailową od Operatora finansowego (SODEXO) po podpisaniu umowy z WUP Kraków).
    2. Wprowadź nr PESEL uczestnika oraz jego Kod weryfikacyjny a następnie sprawdź dostępność bonów oraz termin ich ważności dla konkretnego Uczestnika (ich ważność nie może być krótsza niż termin zakończenia usługi).
    3. Zarezerwuj liczbę bonów niezbędnych do pokrycia kosztu usługi, zgodnie z założeniem, że:
    • kwalifikacja wstępna do zawodu kierowcy: liczba godzin usługi x 1 BON;
    • liczba godzin usługi x 1 lub 2 lub 3 BONY, w zależności od faktycznej ceny godziny (do 15,00 zł - 1 bon, 15,01 zł do 30,00 zł - 2 bony, od 30,01 zł - 3 bony);
    • studia podyplomowe: liczba godzin usługi x 1 lub 2 BONY (do 15,00 zł - 1 bon, od 15,01 zł - 2 bony);
    • egzamin wartość usługi (max. 1200 zł) podzielona przez 15 zł = liczba bonów (max. 80 BONÓW), z wyłączeniem usług potwierdzających uzyskanie kwalifikacji zarejestrowanych w Zintegrowanym Rejestrze Kwalifikacji (ZRK), rozliczanych bez limitu kwotowego, w ramach dostępnych bonów..
    1. Rezerwacja musi nastąpić przed rozpoczęciem usługi. W trakcie trwania usługi nie ma możliwości dorezerwowania brakującej liczby bonów.

    PAMIĘTAJ! Brak rezerwacji bonów w systemie Sodexo skutkuje nierozliczeniem usługi w systemie bonów szkoleniowych i pokryciem jej kosztów przez Usługodawcę

  • KROK 6: Potwierdź w BUR przyjęcie uczestnika na usługę

    1. Przyjmując konkretną osobę na szkolenie z dofinansowaniem sprawdź czy w „Formularzu zgłoszenia na usługę” osoba ta wskazała swój numer ID. Brak numeru ID uczestnika projektu Kierunek Kariera Zawodowa w „Formularzu zgłoszenia na Usługę” uniemożliwia rozliczenie usługi z użyciem bonów szkoleniowych.
    2. Zobowiązany jesteś do odmowy przyjęcia na Usługę Uczestnika Projektu Kierunek Kariera Zawodowa posiadającego bony szkoleniowe
      w przypadku, gdy powiązany jest on z Tobą osobowo lub kapitałowo.

  • KROK 7: Zrealizuj usługę

    PAMIĘTAJ! Usługa musi być realizowana zgodnie ze wszystkimi warunkami zamieszczonymi w BUR, w tym zgodnie z harmonogramem.

    1. W przypadku odwołania Usługi lub rezygnacji Uczestnika Projektu z usługi przed jej rozpoczęciem odblokuj zarezerwowane bony na Usługę. Koszty rozpoczętej Usługi ponosi Uczestnik Projektu.
    2. W ostatnim dniu szkolenia uczestnik powinien Ci przekazać kod PIN, który wprowadzisz w systemie SODEXO celem potwierdzenia realizacji usługi.

  • KROK 8: Zakończ usługę w BUR

    1. Dokonaj pomiaru efektów uczenia się (dokonaj weryfikacji na podstawie opracowanych kryteriów oraz porównaj uzyskane wyniki oceny z przyjętymi wymaganiami).
    2. Wystaw zaświadczenia o zakończeniu udziału w usłudze zawierającego co najmniej: tytuł usługi rozwojowej oraz identyfikatory związane z usługą nadane w systemie teleinformatycznym, dane usługobiorcy, datę świadczenia usługi rozwojowej, liczbę godzin usługi, informację na temat efektów uczenia się, do których uzyskania uczestnik przygotowywał się w procesie uczenia się, lub innych osiągniętych efektów tych usług, oraz kod kwalifikacji w Zintegrowanym Rejestrze Kwalifikacji, jeżeli usługa miała na celu przygotowanie do uzyskania kwalifikacji. Dokonaj aktualizacji listy uczestników nie później niż w ciągu 6 dni od zakończenia usługi w zakresie statusów „ukończył”/ „ nie ukończył”.

  • KROK 9: Rozlicz usługę

    PAMIĘTAJ! Rozliczenie bonów następuje po zakończeniu Usługi i dokonaniu przez Uczestnika Projektu oceny Usługi w Systemie Oceny Usług Rozwojowych w Bazie.

    1. Wystaw fakturę/rachunek dla Uczestnika Projektu za udział w Usłudze w 3 egz. (1 przekaż UP, 2 prześlij do SODEXO w systemie, 3 zostawić u siebie) weryfikując, czy istnieje podstawa do uznania zrealizowanej Usługi za zwolnioną z podatku VAT. Dokument powinien zawierać : imię i nazwisko uczestnika/firma osoby fizycznej prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą korzystających z Usług/i, nazwę Usług/i oraz identyfikator związany z usługą nadany w systemie teleinformatycznym, data i miejsce jej prowadzenia, ilość faktycznie zrealizowanych godzin szkoleniowych, kwota rozliczana bonami, kwota rozliczana bezpośrednio z Uczestnikiem Projektu.
    2. Przekaż do SODEXO w elektronicznym systemie bonów szkoleniowych z wykorzystaniem Kodu PIN udostępnionego przez Uczestnika Projektu:
    • fakturę/rachunek za Usługę;
    • kopię zaświadczenia o zakończeniu udziału w usłudze potwierdzającego osiągnięcie zakładanego efektu uczenia;
    • kopię certyfikatu, a w przypadku nieuzyskania certyfikatu zaświadczenie o przystąpieniu do Usługi walidacji i certyfikacji kompetencji, wystawionego przez podmiot uprawniony do przeprowadzania tej Usługi.

    W przypadku, gdy wystawienie certyfikatu nastąpi w okresie późniejszym niż 1 miesiąc od dnia przeprowadzenia usługi walidacji można przedstawić do rozliczenia zamiast kopii certyfikatu zaświadczenie.

    1. Termin na rozliczenie Usługi wynosi 60 dni kalendarzowych od zakończenia usługi (w przypadku usług szkoleniowych, które muszą zakończyć się usługą walidacji i certyfikacji kompetencji).
    2. Bony zostaną rozliczone, jeżeli wydatek został prawidłowo udokumentowany, przedstawiłeś do rozliczenia Operatorowi finansowemu w wymaganym terminie kompletne i poprawne dokumenty. W przypadku niewypełnienia tych obowiązków ponosisz koszty usługi.

    Instrukcja rozliczania usług w SODEXO

    Wzór zaświadczenia